사업자들은 부가가치세가 포함된 거래를 할 때 그 증빙을 위해 세금계산서를 주고받고, 부가가치세가 면제되는 거래 후에는 계산서를 주고 받는다. 이 때 세금계산서나 계산서를 종이가 아닌 전자메일로 주고받는 것도 가능한데, 바로 전자(세금)계산서다.
전자계산서는 전자메일로 주고받기 때문에 사용자 입장에서 훨씬 간편하다. 문서 송수신비용이 적게 든다는 장점도 있다. 하지만 무엇보다 큰 장점은 과세관청인 국세청에서 매출누락 등의 확인이 쉽고 자료를 관리하기가 편하다는 점이다.
따라서 정부에서는 일정규모 이상의 사업자에게 전자계산서 발행을 의무화하고 있다. 의무사항인 만큼 사업자 입장에서 주의할 점도 적지 않은데, 몇가지를 정리해 본다.
우선 전자계산서는 종이계산서에는 없는 미전송이나 지연전송에 따른 가산세 부담이 있다.
전자계산서는 발급일 다음날까지 이메일 등을 통해 XML형식의 파일을 전달해야하는데, 공급받는 사람에게 이메일이 도달하지 않으면 계산서를 발급하지 않은 것이 된다. 물론 이메일의 수신확인 여부는 상관 없다. 이메일의 도달여부가 문제다.
전송의무를 어기고 늦게 전송하면 지연전송가산세 0.5%를 부담하고, 아예 과세기간 중에 전송하지 않은 경우에는 미전송가산세 1%를 부담해야 한다.
다음으로 주의해야 할 점은 의무발행대상자에 대한 판단 부분이다.
전자계산서는 법인사업자의 경우 모두가 발행의무가 있다. 반면 개인사업자는 전전과세기간 총 수입금액(매출)이 10억원이 넘는 경우에만 발행의무가 있었다.
그런데 개인사업자도 2019년 7월 1일 거래분부터는 직전과세기간 총 수입금액 3억원이 넘으면 의무적으로 발행하는 것으로 의무대상 범위가 크게 늘었다.
이 때 총 수입금액 3억원을 판단하는 기준이 햇갈릴 수 있는데, 과세분와 면세분 매출의 합계가 3억원이 넘으면 의무발행을 해야 한다는 점을 기억해야 한다. 예를 들어 과세매출은 1억원에 불과하더라도 면세매출이 2억원이 넘으면 합계 3억원이 넘기 때문에 의무발행대상자다.
만약 여러개의 복수사업장을 운영하고 있을 때는 각각의 사업장별 매출을 기준으로 발행의무를 판단하면 된다. A와 B 사업장을 운영하는 사업자가 직전과세기간 중 A사업장에서 3억원, B사업장에서 2억원의 매출을 올렸다면, A사업장에서만 전자계산서 발행의무가 있다.
그 외 발급시기도 중요하다. 전자계산서는 원칙적으로 공급 즉시 건별로 발급해야 하는데, 전달치(1역월) 거래분에 대해 이달 10일까지 전자계산서를 발급하고, 다음날인 11일까지 전송할 수도 있다.
예를 들어 6월1일~6월30일까지 거래분에 대해서는 7월10일에 전자계산서를 발급하고 7월11일까지 이메일 등으로 전송해야 한다.
공급가액이 추가 혹은 차감되거나 계약의 해지, 기재사항의 오기 등으로 전자세금계산서를 잘못 발급할 수도 있는데, 이미 국세청에 전송된 계산서는 삭제나 정정, 취소를 할 수 없다. 따라서 이 때에는 해당 계산서에 대한 수정전자계산서를 발급해야 한다.
